Gmail’in Artıları ve Eksileri

Dünyanın bir numaralı arama devi Google’ın ücretsiz sunduğu en müthiş uygulamalardan biri Gmail olsa gerek. Aşağıda okuyacaklarınız, 2013 Ağustos’a kadar kişisel olarak, 2013 Ağustos sonrasında ise hem kişisel hem de profesyonel olarak yoğun bir şekilde kullandığım Gmail’e dair deneyimlerimin artısıyla & eksisiyle özetidir.

Artı 1: Arama

Arama kesinlikle Gmail’in en kullanışlı özelliği benim için. Mail kutunuzda hiçbir filtreleme, klasörleme vb. olmasa dahi bulmaya çalıştığınız mail ya da mailleri  kolaylıkla bulmanıza olanak sağlıyor. Gmail gelişmiş arama seçenekleri, Google’ın gelişmiş arama seçeneklerini aratmayacak düzeyde arama deneyimini kolaylaştırıyor. Aşağıdaki Türkçe altyazı seçeneği bulunan videodan kullanıma dair genel bir fikir edinebilirsiniz.

Artı 2: Filtreleme

Eğer gün içinde çok fazla e-mail trafiğine sahipseniz Gmail’in filtreleme seçenekleri hayat kurtarıcınız olabilir. Örneğin her gün gelen kutunuza yüzlerce e-mail düşüyorsa ve gelen kutunuzda okunmamış mesajların yüksek rakamlarda olması sizi sürekli rahatsız ediyorsa, önemli görmediğiniz, ya da gelen kutunuzda yer almasına gerek görmediğiniz e-mailleri farklı klasörlere taşıyabilir, etiketlemeri buna göre düzenleyebilirsiniz.

Artı 3: İleti Dizileri (Hafif Dozda Eksi de Barındırır)

Outlook severlerin alışmakta en çok zorluk çektiği özellik bu olsa gerek.

Ben de Ağustos 2013’te Nokta‘daki işimden önceki işlerimde Outlook kullanıyordum ve iş için Gmail kullanmaya ilk başladığımda gerçekten zorlandığımı itiraf etmeliyim. Outlook kullanırken yine gelen mailler için oluşturduğum filtreleri kullanarak e-mailleri otomatik olarak klasörlere atıyordum, kimi zaman da manuel olarak klasörlere aktarım yapıyordum.

İleti dizilierinin en büyük avantajı aynı başlık üzerinden onlarca mailin art arda cevaplar halinde aktığı durumda hissediliyor. Deneme amaçlı olarak gelen kutumu ileti dizisi görünümünden çıkardığımda (Gmail’in en sevdiğim yönlerinden biri de bunun gibi değişimleri birkaç saniye içinde yapıp geri alabiliyor olmanız) gelen kutumdaki mail sayısı yaklaşık 6 Katına çıktı örneğin. Aynı başlığa sahip, gelen kutusundaki kronolojik sıralaması dağınık halde duran  maillerin her birine tıklamaktansa tek bir maile  tıklayarak tüm iletişime bakabiliyorsunuz. Yılda 5 Milyon e-mailin atıldığı bir internet medyası şirketindeyseniz, Gelen kutusunu 6’da birine indirmek verimliliğinizi ciddi derecede artırıyor.

Burada yaşanabilecek en kötü senaryo aynı başlık altına farklı mail uygulamaları üzerinden mailler geldiğinde Gmail’in İleti Dizisi (Conversations) görünümünü düzgün bir şekilde koruyamaması oluyor. Hadi ama Outlook’çular, bırakın artık şunu kullanmayı!

Artı 4: Her Amaca Uygun Eklentiler & Uygulamalar

Piyasada birçok amaca uygun Chrome & Firefox eklentileri ya da mobil uygulamalar ile Gmail’inizi daha da kullanışlı bir hale getirmek mümkün. Bu araçların birçoğu yahoo, hotmail gibi diğer büyük mail sağlayıcılara da hizmet ediyor elbette. Benim kullandığım ve beğendiğim eklentiler ve uygulamaları şöylece:

Hop: Gmail’in kendi iOS uygulamasıyla birlikte kullandığım Hop, maillerdeki ileti dizisi (conversation) kavramını bir üst boyuta taşıyıp, anlık mesajlaşma (Bir nevi WhatsApp görünümünde) mertebesine getiriyor ve hangi ileti dizisini mail görünümünde, hangi ileti dizisini ise anlık mesajlaşma görünümünde görmek istediğinizi önceden belirlediğiniz filtreler ile kişiselleştirebiliyorsunuz ve bu sayede maillere hızlı dönmenizi oldukça kolaylaştırıyor.

Boomerang: Henüz bugün keşfettiğim bir eklenti olmakla birlikte, oldukça işe yarayabileceğini düşünüyorum. Özellikle yurt dışı ile sık mailleşmeleriniz oluyorsa, ya da zaman zaman gecenin bir arası bir şeylerle uğraşıp birilerine atacak mail hazırlıyorsanız ancak gecenin bir yarısı insanları rahatsız etmek istemediğinizden maili taslak klasöründe bekletmek hevesinizi kırıyorsa. Mailleri istediğiniz tarih ve saatte gönderecek şekilde ayarlayabilir, mailinize cevap gelmediğinde tekrardan gönderme gibi ek özellikleri ile verimliliğinizi artırabilirsiniz. Kullanıma yönelik daha detaylı bilgiye şu yazıdan ulaşabilirsiniz.

Wisestamp: E-mail imzalarınızı “fancy” bir şekilde hazırlamanızı sağlayan süper bir eklenti. E-mail imznıza son LinkedIn aktivitenizden, son tweet’inize, blog’unuzdaki son yazınıza kadar birçok şeyi ekleyebiliyorsunuz. Ücretsiz üyelikte e-mail imzanızın en altında kendi reklamını da yapıyor ama o kadar da rahatsız etmiyor. Bu arada, LinkedIn aktivite eklentisi şu an düzgün çalışmıyor gibi, bir kez logout olduğunuzda tekrar girememeniz gibi garip hataları da yok değil.

wisestamp e-mail imza görünümü
wisestamp e-mail imza görünümü

Eksi 1: Google Dışındaki Ofis Ürünleriyle Uyumsuzluk

Gmail’in Outlook kullanmaya karşı en büyük dezavantajı Excel’de hazırladığınız bir tabloyu, Word’de hazırladığınız maddeler halindeki bir toplantı notunu, Evernote’a gün içinde aldığınız notları vb. kopyala-yapıştır yöntemiyle formatı bozmadan yapıştıramamak sanırım. Google burada “illa ki benim Google dokümanlarımı ve tablolarımı (spreadsheets) kullanacaksın” mesajı verircesine, sadece kendi ürünlerinde yer alan formatları güzel bir şekilde maile eklemenize izin veriyor. Ama gelin görün ki Google Drive’da hazırladığınız dokümanlar ve tablolar hiçbir zaman Word ya da Excel’deki kolaylığı sağlamıyor size.

Not: Gmail’in Türkçe Yardım sayfalarına verdiğim linkleri açtığınızda URL’in sonundaki “hl=tr” parametresini “hl=en” ile değiştirerek sayfaların ingilizce karşılıklarına ulaşabilirsiniz.